ETAPAS DE UN PROYECTO
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:
- Fase de
planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de
trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones,
planificación temporal y costo. Una planificación detallada da
consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
recibidas.
- Fase de
ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que
suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de
la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características
técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y
gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en
cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología
propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la
materia.
- Fase de entrega o
puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está
destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la
entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema
desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las
especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy
importante no sólo por representar la culminación de la operación sino
por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose
excesivamente y provocando retrasos y costos
imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
- Fase de
iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los
recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto
implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la
preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la
buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una
gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en
estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de
planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por
querer ver resultados excesivamente pronto.
- Fase de
control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo
el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones
correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso
subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a
tiempo.
Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil comercial en el capítulo de oferta.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:
Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.
A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una aplicación informática:
| ETAPA 1 | Nacimiento de la idea del proyecto |
| El "cliente o promotor"
expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios
informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el
anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité
correspondiente. | |
| ETAPA 2 | Estudio de oportunidad |
| El estudio de oportunidad
concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los
plazos y costos previstos y los medios a
emplear. | |
| ETAPA 3 | Estudio detallado |
| El jefe de proyecto
define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el
contenido del proyecto, su análisis funcional,, las cargas de
trabajo previstas y la metodología a
desarrollar. | |
| ETAPA 4 | Cuaderno de cargas para informática |
| A partir del análisis
funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de
trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato
formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente
conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente,
"pliego de especificaciones". | |
| ETAPA 5 | Análisis orgánico |
| Los técnicos realizan el
análisis orgánico y las especificaciones para
programación. | |
| ETAPA 6 | Programación y pruebas |
| Se realiza la programación
de la aplicación y las pruebas para
programación. | |
| ETAPA 7 | Recepción provisional |
| Al resultar satisfactorias
las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los
manuales de usuario y de explotación. | |
| ETAPA 8 | Puesta en marcha |
| La puesta en marcha de la
aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia
hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se
realiza un balance de los resultados del
proyecto. | |
| ETAPA 9 | Balance de funcionamiento |
| Después de varios meses de
funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que
permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la
empresa. | |
| ETAPA 10 | Auditoría |
| Transcurridos uno o dos
años, debe efectuarse una auditoría de la aplicación que permita
comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir
modificaciones. |
Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:
- Decisión de acometer el proyecto.
- Nombramiento del jefe de proyecto.
- Negociación de objetivos.
- Preparación.
- Ejecución.
- Información.
- Control.
Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción de actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -presupuesto-, planificación y eventual reconsideración de los objetivos.