IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

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Una de las primeras y más importantes misiones del jefe de proyecto es la identificación y descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar para llegar al resultado adecuado. Antes de iniciar la andadura hay que elegir el camino más conveniente, el rumbo que se debe seguir y el ritmo a imprimir a cada etapa. Esta tarea implica elegir entre múltiples opciones y resolver un sinfín de incógnitas. Y todo ello hay que hacerlo "a priori", desconociendo lo que ocurrirá en la realidad y asumiendo los niveles de complejidad e inhabitualidad que son propios de los proyectos.

Se trata pues de un trabajo de naturaleza técnica que sólo podrá ser realizado por un profesional en la materia, que reúna la formación técnica necesaria y una suficiente dosis de experiencia. Por ello es necesario que el Jefe de Proyecto posea una elevada competencia profesional en la tecnología dominante del proyecto, aparte de otras cualidades gerenciales y personales. No obstante, si la dificultad del proyecto lo requiere, el Jefe de Proyecto podrá ser en este punto asesorado y aconsejado por otros expertos.

En proyectos de gran envergadura puede ser necesario establecer un segundo escalón de jefatura dentro del proyecto, nombrando responsables de subproyectos o de paquetes de actividades o de actividades y tareas. La metodología siempre es la misma: sibdividir el proyecto en partes con entidad propia pero más dominables que el proyecto global. Si el caso lo justifica, la descripción de actividades podrá hacerse de forma piramidal en varios niveles: subproyectos, paquetes, actividades, tareas.

Para la definición de actividades es necesario contar con los siguientes datos:

• La Estructura de Desagregación de Proyecto
• Especificaciones y objetivos del proyecto
• Información histórica
  – qué actividades fueron necesarias en proyectos similares anteriores
• Limitaciones
  – presupuesto total, plazo de entrega...
• Hipótesis: se ha de elaborar una lista de actividades que complete la EDP incluyendo todas las actividades requeridas para realizar el proyecto.

En la tarea de descomposición de actividades, se trata de subdividir los elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para facilitar las tareas de programación, ejecución y control. Para ello, será necesario:

• Identificar los elementos principales del proyecto, fases y microfases.
• Identificar los componentes de dichos elementos
• ¿Dónde acaba la descomposición? Cuando se disponga de:
  – entradas y salidas definidas
  – obtención de estimaciones adecuadas de duración y costo
• Comprobar la corrección de la descomposición
  – ¿son los componentes inferiores necesarios y suficientes?
  – ¿se puede programar y presupuestar cada componente?

Pero la enumeración de actividades no es suficiente, y ha de ir acompañada de una descripción concreta que permita comprender su razón de ser, su contenido, el resultado esperable, su responsable y las condiciones de ejecución. Por ello, es recomendable disponer de alguna ficha o documento que sistematice dichas descripciones y sirva de quía a cuantos deban efectuarlas.
 

RELACIONES

Es lógico que las distintas actividades de un proyecto no se realicen ni de forma sucesiva ni de forma simultánea. Se trata de enlazarlas en el orden más conveniente posible para resolver adecuadamente los imperativos técnicos del proyecto y para lograr la combinación óptima de costos y plazos, obteniendo una lista de precedencias entre actividades. Sin embargo, no todas las actividades en un proyecto tienen que ser secuenciales.

Las precedencias pueden ser de tres tipos:

• Técnicas (p.ej. los cimientos antes que la estructura).
• Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado)
• Impuestas:
  – por los recursos (p.ej. vacaciones del personal)
  – por la administración (p.ej el estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra)
  – por el contexto (climatología, otros proyectos...).

En la labor de secuenciamiento de actividades y establecimiento de sus relaciones suele contarse con el apoyo de técnicas de planificación específicas que son comentadas en el capítulo de programación.
 

ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Se trata de evaluar el número de períodos de trabajo estimados necesarios para completar la actividad.